Fungsi Notaris dan Tips Memilihnya

Dalam setiap urusan hukum, terutama yang menyangkut dokumen penting seperti jual beli tanah, perjanjian bisnis, pendirian usaha, hingga pembuatan wasiat, kehadiran notaris memegang peranan krusial. Banyak orang baru menyadari pentingnya notaris ketika sudah menghadapi masalah.

Misalnya mendapatkan sengketa kepemilikan rumah atau perjanjian kerja sama yang ternyata tidak kuat secara hukum. Padahal, jika sejak awal prosesnya dilakukan dengan pendampingan notaris yang profesional, hal–hal seperti itu bisa diminimalkan bahkan dihindari sepenuhnya.

Notaris bukan sekadar “tukang stempel” atau pengesahan tanda tangan. Profesi ini memiliki tanggung jawab besar sebagai pejabat umum yang diberi kewenangan oleh negara untuk membuat akta otentik. Akta inilah yang nantinya menjadi bukti paling sah dan kuat apabila terjadi sengketa di kemudian hari. Karena itu, memahami fungsi notaris dan cara memilihnya bisa membantu siapa pun yang ingin mengurus dokumen secara aman dan tanpa drama.

Fungsi dan Tugas Utama Notaris

Untuk memahami peran notaris secara menyeluruh, kita perlu mengetahui apa saja yang menjadi kewenangan mereka.

1. Membuat Akta Otentik

Inilah tugas paling utama. Akta otentik adalah dokumen hukum yang memiliki kekuatan pembuktian tertinggi. Contohnya:

• Akta jual beli tanah dan bangunan
• Akta pendirian perusahaan seperti PT, CV, atau koperasi
• Akta perjanjian kerja sama bisnis
• Surat wasiat
• Akta hibah
• Perjanjian hutang-piutang

Semua dokumen tersebut tidak sekadar ditandatangani di hadapan notaris, tetapi diperiksa, dirumuskan, dan dijelaskan secara detail agar tidak ada celah hukum yang merugikan salah satu pihak.

2. Memberikan Konsultasi dan Penjelasan Hukum

Sering kali orang menandatangani dokumen tanpa benar-benar paham isi dan konsekuensinya. Notaris bertugas memastikan semua pihak yang terlibat mengerti apa yang mereka sepakati. Mereka wajib memberikan penjelasan yang netral dan tidak memihak. Tujuannya agar proses penandatanganan berjalan secara sadar dan tidak ada pihak yang merasa tertipu.

3. Mengesahkan Tanda Tangan (Legalisasi & Waarmerking)

Notaris juga melakukan legalisasi, yaitu pengesahan bahwa tanda tangan dalam dokumen benar-benar dilakukan oleh pihak yang bersangkutan. Selain itu, mereka juga melakukan waarmerking, yaitu pendaftaran dokumen agar memiliki catatan resmi.

4. Menjaga dan Menyimpan Dokumen Negara

Akta yang sudah dibuat tidak diberikan begitu saja dalam bentuk asli. Notaris menyimpan minuta akta (naskah asli) sebagai bagian dari protokol notaris. Pihak yang berkepentingan hanya menerima salinan resmi yang disebut grosse, salinan, atau kutipan. Dengan demikian, dokumen tetap aman dan tidak mudah hilang atau disalahgunakan.

5. Membuat Legal Opinion

Dalam beberapa kasus, notaris diminta memberikan pendapat hukum terhadap suatu dokumen atau transaksi. Meskipun tidak seformal pengacara, legal opinion dari notaris tetap berharga karena berdasarkan keahlian mereka di bidang kenotariatan.

Fungsi-fungsi tersebut menjelaskan betapa pentingnya peran notaris dalam memastikan keamanan dan kejelasan sebuah transaksi atau perjanjian. Namun, tugas berat itu baru terasa manfaatnya jika kita memilih notaris yang tepat.

Tips Memilih Notaris yang Profesional, Jujur, dan Terpercaya

Tidak semua notaris memiliki standar kerja yang sama. Ada yang sangat teliti, cepat, komunikatif, dan transparan. Tapi ada juga yang lambat, kurang jelas memberi penjelasan, dan membuat pengguna jasa merasa bingung. Karena itu, berikut beberapa tips memilih notaris yang bisa membantu Anda menghindari kesalahan:

1. Cek Reputasi dan Testimoni

Langkah pertama yang paling mudah adalah mencari testimoni dari klien sebelumnya, baik dari internet, media sosial, forum, ataupun rekomendasi teman. Notaris yang punya reputasi baik biasanya dikenal karena pelayanannya yang ramah, penjelasannya lengkap, serta proses pengerjaan yang jelas dan tepat waktu.

Jika Anda berdomisili di ibu kota, banyak orang memulai pencarian melalui layanan jasa notaris Jakarta yang menyediakan informasi lengkap mengenai biaya, pengalaman, dan ulasan pengguna lainnya. Cara ini bisa membantu Anda mempersempit pilihan sebelum membuat janji konsultasi.

2. Pastikan Legalitas dan Status Kantornya

Setiap notaris yang sah pasti memiliki SK pengangkatan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Selain itu, kantor notaris juga harus memiliki papan nama resmi dan alamat yang jelas. Hindari memakai jasa seseorang yang mengaku notaris tetapi tidak memiliki kantor tetap atau menawarkan jasa lewat perantara yang tidak jelas.

3. Pilih Notaris yang Komunikatif dan Mudah Dihubungi

Dokumen hukum biasanya membutuhkan klarifikasi, penjelasan tambahan, dan komunikasi intens. Notaris yang baik akan menjawab pertanyaan dengan sabar dan tidak membuat klien merasa “mengganggu”. Mereka terbuka mengenai proses, biaya, dan estimasi waktu pengerjaan.

Jika di awal saja komunikasinya sulit, besar kemungkinan nanti prosesnya makin rumit.

4. Transparan dalam Menyebutkan Biaya

Notaris memiliki standar biaya berdasarkan jenis akta atau jasa yang diminta. Tidak masalah jika biaya bervariasi antar-kantor, tetapi notaris yang profesional selalu memberikan rincian biaya sejak awal. Hindari yang hanya menyebutkan angka global tanpa penjelasan karena bisa saja ada biaya tambahan yang tidak dijelaskan sebelumnya.

5. Teliti dan Tidak Terburu-Buru

Banyak masalah muncul akibat notaris mengerjakan dokumen tanpa mengecek detail secara teliti. Notaris yang baik akan memeriksa identitas, kepemilikan aset, status pernikahan, hingga keabsahan dokumen pendukung. Proses ini memang membutuhkan waktu, tetapi jauh lebih aman daripada terburu-buru.

6. Tidak Mengarahkan Secara Tidak Netral

Notaris wajib netral, artinya mereka tidak boleh memihak satu pihak saja dalam sebuah transaksi. Jika sejak awal Anda merasa notaris lebih memihak lawan transaksi, sebaiknya cari yang lain. Netralitas adalah syarat mutlak.

7. Cari Notaris yang Berpengalaman Sesuai Kebutuhan

Setiap notaris punya spesialisasi tidak resmi. Ada yang sering menangani properti, ada yang lebih banyak mengurus pendirian perusahaan, ada pula yang fokus pada perjanjian bisnis. Jika Anda ingin membuat akta pendirian usaha, lebih baik cari notaris yang sudah sering menangani perusahaan agar prosesnya lebih cepat dan rapi.

8. Lokasi Kantor yang Strategis

Jika dokumen yang Anda urus cukup banyak atau membutuhkan beberapa kali kunjungan, pilih notaris yang kantornya mudah dijangkau. Terutama kalau menyangkut birokrasi seperti ke BPN, Dinas, atau pengadilan, notaris yang lokasinya dekat dari pusat layanan publik biasanya lebih efisien dalam pengerjaannya.